Mejora del proceso de gestión de documentos organizacionales y normativos de la Caja Trujillo

Abstract

El presente trabajo ha sido desarrollado en la Caja Municipal de Ahorro y Crédito de Trujillo S.A. con la finalidad de diagnosticar e identificar los principales problemas que presenta el proceso de gestión de los documentos organizacionales y normativos; y en base a ello, proponer un nuevo sistema que permita optimizar los recursos y mejorar la eficiencia de la empresa. En los tres primeros capítulos presentamos el marco teórico, que guía el desarrollo de nuestro estudio. A continuación, en el capítulo IV se presentan los datos generales de la empresa. El capítulo V es un trabajo de análisis situacional del Departamento de Proceso y Calidad de la Caja Trujillo, incidiendo en las funciones y labores que desempeña y en cómo ha sido organizada, para cumplir estos propósitos. En el capítulo VI se realiza la evaluación técnica de los distintos procesos involucrados, definiendo los procedimientos y flujogramas, que nos permitan apreciar los posibles cuellos de botella. En el capítulo VII se lleva a cabo el BENCHMARKING, donde se evalúa a la empresa en relación con otras empresas del sector. En el capítulo VIII se presentan las propuestas de mejora del proceso de gestión de los documentos organizacionales y normativos, siguiendo la metodología DMAIC Six Sigma. El estudio concluye que el proceso de gestión de documentos normativos es demasiado burocrático, pues de los 89 días que dura todo el proceso, más de las dos terceras partes corresponden a subprocesos distintos a la elaboración propiamente dicha, como el requerimiento, revisión y la aprobación, que tardan en promedio 64 días. La propuesta de corto plazo busca reducir sustantivamente este tiempo en un 64%, eliminando trámites innecesarios, con lo cual el proceso final no debe tardar más de 35 días.

This work has been developed at the Caja Municipal de Ahorro y Crédito de Trujillo SA in order to diagnose and identify the main problems in the process of managing organizational and policy documents, and based on that propose a new system to optimize resources and improve the efficiency of the company. In the first three chapters present the theoretical framework that guides the development of our study. Then, in Chapter IV presents the general data of the company. Chapter V is a situational analysis work of the Department of Process and Quality Trujillo case, focusing on the roles and responsibilities played and how it has been organized to fulfill these purposes. Chapter VI is performed technical evaluation of the various processes involved, defining the procedures and flow charts that allow us to appreciate the potential bottlenecks. In Chapter VII performs BENCHMARKING where the company is evaluated in relation to other companies. Chapter VIII presents the proposals for improving the process of managing organizational and normative documents following the Six Sigma DMAIC methodology. The study concludes that the management process is too bureaucratic regulatory documents because of the 89 day duration of the process, more than two thirds are separate threads to actual development, such as requirements, review and approval, it takes on average 64 days. The shortterm proposal seeks to reduce substantially this time by 64%, eliminating unnecessary procedures, which the final process should take no more than 35 days.